Audit! Un cuvânt care dă fiori reci oamenilor de afaceri, care îl percep ca pe ceva de-a dreptul negativ, care va avea urmări nu tocmai plăcut pentru business-ul lor. De fapt, lucrurile nu stau chiar așa, pentru că atunci când este făcută așa cum trebuie, această procedură poate fi de fapt un sprijin pentru firma ta.
Sprijin sau piedică în dezvoltarea afacerii?
În zilele noastre, acest termen, audit, este folosit pentru a desemna un control, o analiză a situației, chiar și un diagnostic. La prima vedere, fiind vorba despre un control, te gândești că poate fi un bun prilej de a mai pune câteva bețe în roade afacerii tale. De fapt, nu ar trebui să gândești așa, ci să îl privești așa cum este și normal, adică acel instrument prin care poți să îți dai seama mult mai bine despre tot ce înseamnă exact afacerea ta. Evident, cu condiția ca auditul să fie realizat de profesioniști, care știu exact ce înseamnă și ce trebuie făcut. Trebuie să privești lucrurile în mod pozitiv: vei avea parte de o bună analiză a activității firmei tale, ceea ce te va face să iei acele decizii care să corecteze sau să îmbunătățească lucrurile, acolo unde este nevoie.
Și totuși… ce este auditul
Cel mai probabil, după ce ai citit rândurile de mai sus, întrebarea ”ce este totuși, auditul”, a apărut oarecum firesc. Dacă ar fi să dăm o definiție, ar fi să zicem o procedură esențială care are drept scop principal realizarea obiectivelor propuse de respectiva firmă sau organizației. Mai exact, scopul acestuia este de a evalua tot ce nu este în conformitate raportat la reglementările aflate în vigoare, dar și de a alcătui anumite acțiuni de corectare pentru a elimina aceste probleme.
Auditul pe calitate
Am decis să îți vorbim, pe scurt, și despre auditul pe calitate. Acesta este o cerință obligatorie pentru toate firmele, organizațiile sau companiile care își doresc să obțină, dar și să păstreze certificatul ISO 9001. Concret, acest audit permite conducerii companiei să își dea seama, să evalueze dacă vrei, procedurile, și să vadă dacă progresează sau nu atunci când vine vorba despre îndeplinirea obiectivelor propuse.
Scopul principal al auditului pe calitate se referă la evaluarea necesității de introducere sau îmbunătățire a unor acțiuni menite să corecteze eventualele problem apărute. Niciun moment auditul pe calitate nu trebuie să fie gândit ca fiind sinonim cu supravegherea calității. Și, pentru că tot am vorbit despre audit și certificarea ISO, recomandarea noastră este să optezi mereu pentru profesioniști în domeniu, pentru că avantajele sunt destul de numeroase. Intră pe iso9001.ro pentru a afla mai multe în acest sens.
O imagine pozitivă despre compania ta
Atunci când firma sau compania ta are parte de această certificare ISO, ai parte de multe beneficii, printre care se află o imagine mai bună a companiei tale în ochii clienților și partenerilor de afacere, mai multă încredere din partea lor, precum și oportunitatea de a obține contracte importante, pentru că ai mai mult acces la anumite proiecte, licitații publice sau proiecte.
Toate bune și frumoase, numai că, din păcate, nu de puține ori oamenii de afaceri fac unele greșeli care îi pot costa destul de mult, atunci când vine vorba despre un audit pe calitate din pașii care trebuie urmați pentru o certificare ISO. Să discutăm puțin și despre ele.
Un singur om care să discute cu auditorul
Da, știm, ești foarte ocupat cu relațiile de afaceri și tot ce presupun ele, dar asta nu înseamnă să lași pe umerii unei singure persoane discuția cu auditorul. Este una dintre cele mai frecvente erori, și nu puțini sunt oamenii de afaceri care procedează așa. Aproape mereu persoana care primește această sarcină este contabilul firmei pentru că el este, nu-i așa, omul cu actele, cel care răspunde mereu atunci când există unele controale ale autorităților statului. Sigur se va descurca, nu? Sau, de ce nu, chiar secretara? În fine, ai înțeles ideea. De fapt, lucrurile nu stau chiar așa, și dacă vei apela la profesioniști, atunci vei înțelege de ce este nevoie ca auditorul să discute cu foarte multe persoane, chiar cu toți angajații firmei dacă este nevoie, pentru a înțelege exact cum stau lucrurile.
Răspunsuri evazive
Cum toată lumea percepe auditul ca pe un adevărat ”bau-bau” al controalelor, și poate și din dorința ca totul să fie bine și să meargă repede, ai impresia că răspunsurile evazive te vor ajuta. Total greșit, este doar o pierdere de timp, pentru că auditul nu se desfășoară după expresia ”merge și așa”, ci urmează un anumit plan, cu obiective bine stabilite, care trebuie îndeplinite.
Afară e vopsit gardul…
În general, majoritatea oamenilor au o problemă în a recunoaște că lucrurile nu merg chiar bine, că s-au făcut unele greșeli. Nu încerca să minimizezi în vreun fel, pentru că tocmai aici avem parte de un mare avantaj al ISO 9001, respectiv găsirea greșelilor și corectarea lor. Nu te va blama nimeni pentru erorile găsite, pentru că este normal să iei și unele decizii nu tocmai inspirate.
Lasă-I pe specialiști să își facă treaba așa cum trebuie, pentru că fiecare afacere este diferită, chiar dacă poate au același domeniu de activitate, public țintă, servicii sau produse oferite, nu sunt identice. Ei vor analiza strict situația în cazul tău, iar indicațiile lor se referă strict la compania ta și nu la cea a principalului tău concurent!
